Il venerdì sera arriva una prenotazione su Booking.com per le stesse notti che un ospite ha appena preso su Airbnb. Uno dei due va ricollocato, con le scuse e spesso con una penale. Oppure è domenica e sono arrivati tre gruppi. Tu stai ancora copiando a mano i documenti su Alloggiati Web, con il telefono in una mano e il passaporto fotografato nell’altra. A fine mese c’è da fare il conto dell’imposta di soggiorno su un foglio Excel. A marzo il commercialista ti chiede gli incassi divisi per portale.

Se ti riconosci in una di queste scene, forse stai già pensando a un PMS. Qui trovi quando serve, quali funzioni controllare per l’Italia, quanto costa e cosa chiedere al fornitore prima di firmare. In fondo trovi un confronto neutrale tra sei programmi diffusi, con i prezzi presi dai loro siti.

In breve

Un PMS (property management system) mette in un solo posto calendario, prenotazioni, messaggi e adempimenti. Serve quando pubblichi su più portali o gestisci più unità. Per l’Italia controlla Alloggiati Web, ISTAT, imposta di soggiorno e ricevute o fatture. Valuta il costo annuo totale e chiedi export completi per il commercialista.

PMS e channel manager: che differenza c’è

Il channel manager collega il tuo calendario ai portali (Airbnb, Booking.com, Vrbo e altri) e tiene allineate disponibilità e prezzi. Airbnb lo descrive come lo strumento che centralizza i dati dell’alloggio e li distribuisce sui vari canali online.

Il PMS fa di più: gestisce prenotazioni, anagrafiche degli ospiti, messaggi, pulizie, pagamenti, documenti e report. Oggi quasi tutti i PMS per affitti brevi hanno un channel manager dentro, a volte incluso nel prezzo, a volte come modulo a parte.

Si può anche fare a meno del software e collegare i calendari dei portali tra loro con i link iCal. Funziona, ma con un ritardo. Secondo il Centro assistenza di Airbnb, il calendario Airbnb collegato a un calendario esterno si aggiorna automaticamente ogni 3 ore. In quelle tre ore la stessa notte può essere prenotata due volte.

Quando serve un PMS

Non esiste un numero di appartamenti oltre il quale il PMS serve per forza. Le guide dei fornitori indicano soglie diverse, ma sono di parte: hanno interesse a dire che il PMS serve presto. Meglio guardare cosa succede nella tua gestione.

Ti serve probabilmente un PMS se:

  • pubblichi lo stesso alloggio su due o più portali e hai già avuto, o rischiato, un overbooking;
  • gestisci più di un’unità, magari in zone diverse, e i calendari non stanno più in testa;
  • passi più di qualche ora al mese su schedine Alloggiati, ISTAT e imposta di soggiorno;
  • lavori con un’impresa di pulizie o un collaboratore che deve sapere chi entra e chi esce;
  • gestisci appartamenti di altri proprietari e devi dare a ciascuno un rendiconto.

Se invece hai un solo appartamento su un solo portale, e il portale ti basta per messaggi e pagamenti, un PMS può essere un costo in più senza un vero vantaggio.

Le funzioni da controllare, una per una

Usa questo elenco come checklist durante la prova gratuita. Per ogni voce chiediti: è inclusa nel mio piano, costa a parte, o la fa un servizio esterno collegato?

Channel manager e calendario

  • Connessione diretta (API) con Airbnb e Booking.com, non solo iCal.
  • Portali che usi davvero, compresi quelli italiani più piccoli.
  • Calendario unico per tutte le unità, leggibile anche dal telefono.
  • Gestione di prezzi, soggiorno minimo e chiusure da un solo pannello.

Messaggi automatici

  • Messaggi programmati (conferma, istruzioni di arrivo, promemoria, recensione).
  • Casella unica per i messaggi di tutti i portali.
  • Modelli in più lingue.

Alloggiati Web

Chi ospita deve comunicare alla Questura le generalità delle persone alloggiate entro 24 ore dall’arrivo. L’invio si fa solo attraverso il Servizio Alloggiati. Se il soggiorno dura meno di 24 ore, i dati vanno inviati all’arrivo stesso. Lo indica il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, che richiama l’art. 109 del TULPS.

Nel PMS controlla:

  • se l’invio delle schedine è automatico o se il programma prepara solo il file da caricare a mano;
  • se l’ospite può caricare i documenti prima dell’arrivo (check-in online);
  • se l’invio è incluso nel piano o passa da un servizio collegato a pagamento;
  • se ricevi la ricevuta di invio da conservare.

ISTAT e portali regionali

La comunicazione dei movimenti turistici non passa da un portale unico nazionale. Ogni Regione usa il suo sistema. Ross 1000 o Turismo5 in Regioni come Lazio, Lombardia, Piemonte e Veneto, Sinfonia in Campania, altri altrove. L’elenco è nel Centro assistenza di Guesty (ottobre 2026). Chiedi al fornitore se il PMS invia i dati al portale della tua Regione, non “all’ISTAT” in generale. Alcuni sistemi regionali non accettano l’invio automatico: il file va comunque caricato a mano.

Imposta di soggiorno

Le regole le decide ogni Comune: importi, esenzioni, scadenze, modo di versamento. Il PMS ti aiuta se:

  • calcola l’imposta per persona e per notte, con le esenzioni del tuo Comune (per esempio per età);
  • distingue le prenotazioni in cui l’imposta la incassa il portale da quelle dirette;
  • prepara il riepilogo per la dichiarazione al Comune.

Non tutti i PMS lo fanno. La guida di Smoobu, per esempio, spiega che sulle prenotazioni arrivate dai portali la tassa la gestisce il portale. La funzione interna, poi, non ha fasce di età e non invia nulla al Comune.

Ricevute e fatture

Se emetti fatture, per esempio perché hai la partita IVA, verifica che il PMS le invii allo SdI (il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate). In alternativa può passarle al programma di fatturazione che usi già. Se affitti da privato, chiedi al tuo commercialista quali documenti rilasciare all’ospite e controlla che il PMS li produca. In entrambi i casi conta la numerazione: deve essere unica e senza buchi.

Pulizie e manutenzione

  • Calendario delle pulizie generato dai check-out.
  • Accesso limitato per l’impresa di pulizie (vede solo ciò che le serve).
  • Checklist e segnalazione dei guasti con foto.

Serrature smart e check-in autonomo

  • Integrazione con la serratura che hai o che vuoi comprare.
  • Codici validi solo per le date del soggiorno.
  • Codice inviato solo dopo il check-in online completato, così i documenti arrivano prima delle chiavi.

Pagamenti

  • Incasso di caparre e saldi sulle prenotazioni dirette.
  • Deposito cauzionale o pre-autorizzazione.
  • Commissioni del gateway di pagamento, che si sommano al canone del PMS.

Report per il commercialista

Di solito si guarda per ultima, ma è quella che pesa di più a fine anno. Ne parliamo più sotto, in una sezione a parte.

Quanto costa un PMS e come si paga

I fornitori usano modelli di prezzo diversi. Per confrontarli fai il conto sull’anno, non sul mese.

  • Canone fisso per unità: paghi un importo al mese per ogni appartamento o camera.
  • Canone più commissione: un canone più basso, più una percentuale su ogni prenotazione. Conviene se affitti poco, pesa se affitti molto.
  • Pagamento a consumo: paghi solo i servizi attivati (per esempio ogni collegamento a un portale).
  • Prezzo su preventivo: il fornitore costruisce l’offerta in base a moduli, unità e canali.

Al canone si aggiungono spesso altre voci: moduli a parte (fatturazione elettronica, invio Alloggiati e ISTAT, prezzi dinamici), servizi collegati con un proprio abbonamento, commissioni sui pagamenti, utenti aggiuntivi, assistenza all’avvio. Lo sconto sul piano annuale o biennale abbassa il prezzo mensile, ma ti lega più a lungo.

Confronto tra sei PMS diffusi in Italia

La tabella riporta solo quello che i fornitori scrivono sui loro siti ufficiali, consultati il 17 ottobre 2026. Non è una classifica e non indica quale scegliere. I prezzi cambiano spesso e possono essere al netto di IVA. Dipendono anche dal numero di unità e dalla durata del piano: prima di decidere, verificali sul sito.

PMSPrezzo di partenza indicatoModello di prezzoFunzioni italiane dichiarate sul sito
Smoobu29 €/mese più 0,9% a prenotazione (piano Flex); 35 €/mese senza commissione (Pre-paid, mensile)Canone per unità, con o senza commissioneFatturazione elettronica via SdI come modulo a 5,90 €/mese; Chekin tra le integrazioni; imposta di soggiorno solo sulle prenotazioni dirette
Lodgify13 €/mese (piano Basic)Canone a piani, 0% di commissioniNel piano Ultimate (56 €/mese): invio schedine Alloggiati e ISTAT, fatture agli ospiti, resoconti fiscali
Guestyda 9 $/mese per annuncio più 1% a prenotazione; da 20 $ (annuale) o 29 $ (mensile) per annuncioCanone per annuncio, con o senza commissioneAutoComply (modulo aggiuntivo): Alloggiati Web e portali statistici regionali come Ross 1000, Turismo5, Ricestat, Sinfonia
Kross Booking4 €/mese a camera o appartamento, IVA esclusa (Basic, senza channel manager); 6 € con channel manager (Premium); minimo 3 unitàCanone per unitàInvio automatico Alloggiati Web, report ISTAT, calcolo imposta di soggiorno con report trimestrale, fatture, ricevute e corrispettivi
Beds24da 15,50 €/mese; channel manager da 0,55 €/mese per collegamentoA consumo, senza contratto né commissioniChekin disponibile nel marketplace (integrazioni da 0,55 €/mese)
Octorateda 8 € a camera al mese (Basic, esempio su 7 unità); Pro e Ultimate su preventivoModulare, su preventivoInvio automatico Alloggiati e ISTAT, fatture e ricevute compatibili con SdI, report per l’imposta di soggiorno

Scorri di lato per vedere tutta la tabella.

Fonti: pagine prezzi e funzioni dei sei fornitori, elencate in fondo all’articolo. Le funzioni “dichiarate” sono quelle descritte dal fornitore: non le abbiamo provate. Alcune sono disponibili solo in certi piani o tramite servizi collegati con un costo proprio.

Qualche nota per leggere la tabella:

  • Un prezzo “a unità” basso può diventare alto con molti appartamenti. Un canone fisso alto può convenire con molte prenotazioni.
  • Dove l’invio ad Alloggiati Web passa da un servizio esterno (per esempio Chekin), quel servizio ha un suo abbonamento. Chiedi il prezzo completo.
  • Il prezzo in dollari di Guesty va convertito in euro al cambio del giorno.

Domande da fare al fornitore prima di firmare

Mandale per email e conserva le risposte.

  1. Quanto pago in un anno per le mie unità, con tutti i moduli che mi servono, IVA compresa?
  2. Prendete una commissione sulle prenotazioni? Su quali?
  3. La connessione con Airbnb e Booking.com è API o iCal?
  4. L’invio ad Alloggiati Web è automatico? È incluso o passa da un servizio esterno a pagamento?
  5. Inviate i dati al portale ISTAT della mia Regione? Quale?
  6. Come gestite l’imposta di soggiorno del mio Comune, con le sue esenzioni?
  7. Emettete fatture elettroniche o ricevute? Con quale numerazione?
  8. Quali report posso esportare e in che formato (Excel, CSV)?
  9. Quanto dura il contratto e con quanto preavviso posso disdire?
  10. Se me ne vado, posso esportare tutti i dati, anche lo storico?
  11. Dove sono conservati i dati degli ospiti e chi può accedervi?
  12. L’assistenza risponde in italiano? In che orari, anche nel fine settimana?

Cosa deve esportare il PMS per il commercialista

Come commercialisti seguiamo proprietari e gestori di affitti brevi. Per noi un PMS vale quanto i dati che ti restituisce a fine anno. A marzo, con la dichiarazione da preparare, servono numeri divisi per voce, non un unico totale.

Controlla durante la prova che il PMS esporti, per ogni prenotazione:

  • date di soggiorno e alloggio, per attribuire il reddito all’immobile giusto (e quindi all’aliquota giusta della cedolare secca);
  • canone lordo pagato dall’ospite, separato da pulizie e altri extra;
  • commissioni del portale e commissioni sui pagamenti, separate dal canone;
  • ritenuta del 21% trattenuta dal portale o dall’intermediario che incassa, quando c’è (art. 4, comma 5, d.l. 50/2017): serve per scalarla in dichiarazione;
  • imposta di soggiorno incassata e versata, tenuta fuori dal reddito;
  • canale di provenienza (Airbnb, Booking.com, diretta) e metodo di incasso;
  • numero e data di ricevuta o fattura;
  • importo effettivamente accreditato sul conto, per riconciliarlo con l’estratto bancario.

Se gestisci appartamenti di altri proprietari, serve anche il rendiconto per ciascun proprietario con il tuo compenso separato. Quanto pesano queste voci sul netto lo mostriamo nell’esempio su quanto resta da un affitto breve con o senza Property Manager.

Se la ritenuta del portale non risulta dai documenti, ricostruirla richiede più tempo. Ne parliamo nell’articolo su Airbnb che non manda la Certificazione Unica.

Come cambiare PMS senza perdere prenotazioni

Le doppie prenotazioni si rischiano soprattutto nel passaggio da un programma all’altro. Conviene procedere in questo ordine:

  1. Esporta tutto dal vecchio PMS: prenotazioni future, anagrafiche, report degli incassi dell’anno in corso e di quello precedente.
  2. Configura il nuovo PMS con alloggi, prezzi e regole, senza collegare ancora i portali.
  3. Scegli un giorno tranquillo, lontano da ponti e weekend pieni.
  4. Scollega i portali dal vecchio programma e collegali al nuovo, uno alla volta.
  5. Controlla a mano le prenotazioni future su ogni portale, per almeno i due mesi successivi.
  6. Verifica i primi invii ad Alloggiati Web e al portale ISTAT con il nuovo sistema.
  7. Disdici il vecchio PMS solo dopo, e salva gli export in una cartella che il commercialista può consultare.

Errori comuni

  • Scegliere solo sul prezzo mensile. Moduli, commissioni e servizi collegati possono raddoppiare il costo reale.
  • Dare per scontato l’invio ad Alloggiati Web. “Integrazione” a volte vuol dire che il programma prepara un file, non che lo invia.
  • Non provare il report di fine anno. Durante la prova gratuita inserisci tre prenotazioni finte e scarica l’export: capisci subito se ti serve.
  • Firmare un piano biennale al primo mese. Lo sconto è comodo, ma prima conviene vedere il programma al lavoro su un periodo pieno.
  • Lasciare attivi i vecchi link iCal dopo aver collegato il channel manager: due sincronizzazioni sullo stesso calendario creano blocchi e doppioni.
  • Non dare accessi separati. L’impresa di pulizie non deve vedere incassi e documenti degli ospiti.

Prima di scegliere, guarda i tuoi numeri

Il PMS giusto dipende da quante unità hai, da quali portali usi e da come sei inquadrato fiscalmente. Se gestisci più appartamenti, valuta anche quando l’attività diventa d’impresa: ne parliamo in affitti brevi con tre appartamenti e partita IVA. Se vuoi capire quali dati ti servono a fine anno e come organizzarli, puoi prenotare una consulenza con un professionista Profund.

Domande frequenti

Con un solo appartamento mi serve un PMS?

Non sempre. Con un appartamento su un solo portale basta il calendario del portale. Se lo pubblichi su due o più portali, il rischio di doppie prenotazioni cresce: la sincronizzazione con i link iCal di Airbnb si aggiorna ogni 3 ore. A quel punto un channel manager, da solo o dentro un PMS, comincia a servire.

Il PMS manda da solo le schedine alla Questura?

Dipende dal programma e dal piano. Alcuni inviano le schedine ad Alloggiati Web direttamente, altri lo fanno con un servizio collegato come Chekin, altri ancora con un modulo a pagamento. Chiedi sempre al fornitore una prova con le tue credenziali. La responsabilità dell’invio entro 24 ore dall’arrivo resta comunque tua.

Quanto costa un PMS per un paio di appartamenti?

Sui siti ufficiali, consultati il 17 ottobre 2026, i prezzi di partenza vanno da circa 4 € a unità al mese a qualche decina di euro al mese per il primo alloggio. Contano però anche i moduli extra, le commissioni sulle prenotazioni e i servizi collegati: fai il conto sul totale annuo.

Il PMS sostituisce il commercialista?

No. Il PMS registra prenotazioni, incassi e commissioni e può preparare ricevute o fatture. Il commercialista usa quei dati per la dichiarazione: cedolare secca, ritenuta del 21% trattenuta dai portali, eventuale partita IVA. Più i dati escono ordinati dal PMS, meno tempo serve per ricostruirli.

Se cambio PMS perdo le prenotazioni già fatte?

Non dovresti, ma va organizzato. Prima di disdire il vecchio programma esporta prenotazioni future, anagrafiche degli ospiti e report degli incassi dell’anno. Poi collega i portali al nuovo PMS e controlla a mano le prime settimane di calendario.

Fonti

Consultate il 17/10/2026.